Hier, j’ai animé une journée de formation sur le thème « TUTEUR EN ENTREPRISE : VOS PREMIERS PAS DE MANAGER ».
Le tutorat ? Ça vous parle à vous aussi ? Bien sûr, vous aussi avez été stagiaire, alternant ou nouvelle recrue ! Comment avez-vous été accompagné dans votre mission ? De quoi aviez-vous besoin pour cette prise de poste ? Aujourd’hui, c’est à votre tour de transmettre votre savoir… êtes-vous prêt(e) ? Comment allez-vous réussir cette mission ?
Voici 5 conseils de tutorat pour un stagiaire épanoui et un stage réussi
Bien accueillir un stagiaire ne s’improvise pas, il nécessite un accompagnement et un tutorat adéquats
Préparer, accueillir, accompagner, intégrer, rassurer, responsabiliser, encourager et féliciter ! Rappelez-vous que vous allez par ailleurs l’encadrer dans un tutorat tout au long de son stage sur une durée de quelques jours à plusieurs semaines ou mois. C’est votre mission d’expert !
Cette expérience vous permettra de prendre ou renforcer votre confiance en vous, de savoir déléguer des tâches et de faire vos premiers pas en management. Au départ, vous aurez l’impression d’une charge de travail supplémentaire, d’explications répétitives et nombreuses, d’une obligation de contrôle excessif de votre part, et que ça irait bien plus vite en le faisant vous-même !
Évaluez rapidement votre ROI et vous constaterez assez tôt que, plus vous vous investirez dans son intégration et sa formation au début, plus vite votre stagiaire deviendra autonome. Par la suite, vous pourrez lui confier diverses tâches et cela vous soulagera dans votre travail quotidien. Donc, si l’on vous propose d’accueillir un stagiaire, acceptez cette opportunité d’évoluer aussi dans votre fonction ! Et si vous avez besoin d’un renfort ponctuel, sollicitez votre entreprise pour l’accueil d’un stagiaire à vos côtés !
J’ai expérimenté différentes pratiques pour bien accueillir et intégrer de nouveaux arrivants dans mes fonctions salariées précédentes. Voici une compilation de 5 bons conseils pour que tout se passe bien et que cette action soit une opération gagnant-gagnant !
Élaborez un plan d’intégration à l’entreprise, aussi appelé « On Boarding », incluant un dispositif de tutorat pour assurer une transition harmonieuse
- Fournissez à votre stagiaire dès son arrivée un livret d’accueil, une vue générale de l’écosystème de l’entreprise ainsi qu’un descriptif de sa mission et de ses tâches, pour le mettre en confiance, lui donner un cadre et un fil conducteur, et vous assurez de la cohérence avec son programme pédagogique de formation à l’école.
- Mobilisez l’ensemble des collaborateurs pour présenter leur rôle et mission sur des temps programmés.
Définissez ensemble sa MISSION
- Confiez-lui des tâches valorisantes en lien avec son projet professionnel
- Personnalisez son stage en fonction de ses intérêts et besoins quitte à sortir un peu du cadre initial
- Assurez-vous que les compétences visées pendant le stage correspondent bien aux compétences requises par le référentiel du diplôme
- Prévoyez quelques tâches de premier niveau à réaliser en autonomie pour l’occuper en continue et pour faciliter votre organisation, celle du service ou de l’entreprise – Ces tâches peuvent ne pas être d’une importance stratégique ou primordiale mais doivent apporter une valeur ajoutée à l’entreprise.
- Limitez les taches type « photocopie » pour garder sa motivation et sa curiosité
Adoptez une POSTURE tutorale disponible, bienveillante et exemplaire
- Restez accessible et disponible surtout au début du stage, sans jugement sur les questions que votre stagiaire vous pose car elles montrent qu’il s’intéresse à son travail et à l’entreprise
- Encouragez-le à trouver les réponses par lui-même pour développer son autonomie
- Proposez-lui une méthodologie pour lister ces questions et vous les poser à des moments planifiés
- Intégrez à votre agenda des temps réguliers de feedback « sandwich »
- Analysez le résultat par rapport à l’objectif
- Mettez en avant les points positifs et expliquez-lui en quoi cela correspond à vos attentes
- Invitez-le à s’exprimer sur une autre façon de faire et les résultats possibles
- Exposez-lui ce que vous auriez fait autrement et pourquoi, et encouragez-le à prendre des initiatives pour développer sa méthodologie ; proposez-lui de refaire la tâche si besoin
- Élaborer votre plan de suivi et d’évaluation avec des rendez-vous formels programmés en fonction des objectifs pédagogiques et de sa montée en compétences – les entretiens hebdo, mensuels ou à mi-parcours avec une grille d’évaluation des savoirs acquis vous permettront de recueillir des informations sur la motivation et l’évolution de votre stagiaire, et si besoin d’ajuster ou réviser vos objectifs en fonction du processus d’apprentissage !
- Montrez-lui que vous souhaitez sa réussite, prenez du temps pour l’accompagner à rédiger ou relire son rapport de stage, ses synthèses ou son mémoire !
- Pensez à prendre un café ou à déjeuner avec lui pour un temps d’échange informel de temps en temps !
- Assurez-vous également que sa vie perso est équilibrée et qu’il est entouré, pour des conditions de stage optimales
- Récompensez-le, dans la mesure du possible, avec des participations aux bons moments de la vie professionnelle : afterwork, déjeuner d’affaires, invitation VIP, etc.
Votre stagiaire vous observera très attentivement et évaluera aussi votre accompagnement de tutorat, votre disponibilité et votre expertise. Alors, montrez-lui dès son arrivée les codes de votre entreprise : ponctualité, tenue vestimentaire, propreté, respect des engagements, positivisme, politesse, esprit d’équipe, etc.
Favoriser son épanouissement professionnel
- Encouragez-le à rencontrer les collaborateurs de l’entreprise
- Invitez-le à rejoindre des communautés professionnelles et à créer ses profils pro sur les réseaux sociaux
- Restez vigilant sur son environnement de travail et les tâches qui peuvent éventuellement lui être confiées par d’autres collaborateurs
- Détecter les signaux faibles pour éviter du stress, des tensions ou une démotivation, veillez à son équilibre vie pro / vie perso – cela conditionnera son regard sur la vie active et votre secteur d’activité !
Entretenez votre réseau avec ce nouveau contact pro
- Évaluez la satisfaction de votre stagiaire sur différents critères objectifs en fin de stage (ambiance de travail, progression pédagogique, etc.). Souvenez qu’il parlera de vous et de votre entreprise !
- Demandez-lui également de vous évaluer dans votre mission de tuteur !
- Gardez contact car c’est peut-être votre futur partenaire commercial !
Si vous trouvez ces conseils utiles, je vous souhaite alors un bon tutorat pour la formation de votre prochain stagiaire. Avez-vous besoin d’autres conseils ? Avez-vous déjà accompagné des stagiaires ? Quelle est la meilleure expérience que vous ayez vécue en tant que stagiaire, alternant ou nouvelle recrue ?